Come funziona la gestione della flotta aziendale

Scopri qual è il significato di fleet management, le sue caratteristiche e in che modo funziona.

Il fleet management è un’attività indispensabile al giorno d’oggi, infatti per le imprese è essenziale ottimizzare la gestione delle flotte aziendali. D’altronde le sfide da affrontare sono diverse e complesse, a partire dalla conversione energetica e dalla trasformazione digitale, oltre alle necessità di sostenibilità dei costi, flessibilità, integrazione e condivisione. Scopriamo come funziona il fleet management, cosa significa esattamente e quali sono le soluzioni migliori per la pianificazione, l’amministrazione e il coordinamento delle soluzioni di mobilità aziendale.

Fleet management: significato e traduzione

La traduzione di fleet management è letteralmente gestione della flotta, tuttavia il significato di questa attività è particolarmente complesso, soprattutto rispetto al passato. Fino a qualche decennio fa, infatti, bastava trovare un giusto compromesso tra le esigenze operative e finanziarie dell’impresa e le soluzioni di mobilità disponibili. Le possibilità di scelta erano soprattutto l’acquisto e il leasing, mentre per i veicoli si optava soprattutto per le auto diesel e in minor parte per le vetture a benzina.

L’attività di fleet management non doveva fare i conti con le problematiche di oggi, tra cui la necessità di ridurre le emissioni inquinanti legate alla mobilità dei dipendenti, né c’erano alternative come il noleggio a lungo termine o il car sharing. Anche i veicoli erano principalmente a benzina e diesel, mentre oggi è possibile scegliere tra tantissimi tipi di auto come le endotermiche, le macchine elettriche, le vetture ibride plug-in, i veicoli a gas GPL o metano, le auto a idrogeno, fino all’ibrido leggero mild hybrid e full hybrid.

Anche per quanto riguarda i modelli di auto il mercato presenta una maggiore gamma di opzioni, con veicoli di nuova concezione e un elevato numero di segmenti auto come SUV, citycar e crossover. Allo stesso modo, se in passato le aziende potevano sfruttare grandi periodi di crescita, con un’economia molto forte e in salute, lo scenario attuale richiede più attenzione ad aspetti come la flessibilità, il contenimento dei costi e l’integrazione tra le varie opzioni di mobilità aziendale.

Fleet management: cos’è esattamente

Il fleet management è l’attività di gestione delle flotte aziendali, un compito che richiede competenze specifiche e molta esperienza nel settore. In particolare, è necessario trovare un equilibrio ottimale tra le esigenze dell’impresa, le normative di legge e le soluzioni disponibili sul mercato, affinché le auto aziendali garantiscano la massima operatività dell’azienda a costi sostenibili.

I punti principali del fleet management sono:

  • pianificazione delle scelte per la mobilità aziendale;
  • gestione burocratica dei veicoli della flotta;
  • manutenzione dei mezzi del parco auto;
  • amministrazione delle spese legate ai veicoli aziendali;
  • aggiornamento della flotta aziendale;
  • coordinamento della logistica dei mezzi;
  • gestione operativa in base alle esigenze aziendali;
  • vendita dei veicoli aziendali usati.

Le aziende possono scegliere se occuparsi direttamente della gestione della flotta, oppure se rivolgersi a società specializzate nel fleet management. In altri casi sono gli stessi player di mercato ad offrire questi servizi, ad esempio imprese che si occupano di noleggio a lungo termine e propongono anche soluzioni di fleet management. La gestione di queste attività è di competenza del fleet manager, un esperto interno all’azienda oppure un consulente esterno, il cui compito è appunto la gestione operativa e amministrativa della flotta aziendale.

Negli ultimi anni questa figura professionale si è evoluta nel mobility manager, ovvero il responsabile della mobilità aziendale e della pianificazione del piano per gli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti, la cui presenza nelle imprese è regolata dalla DM n.179 del 27 marzo 1998. Con il Decreto Rilancio del 2020 è stato esteso l’obbligo del mobility manager a tutte le aziende con più di 100 dipendenti, situate in una città metropolitana, un capoluogo di provincia o di regione, oppure all’interno di un comune con più di 50 mila abitanti.

Come funziona il fleet management

La gestione delle flotte aziendali prevede la decisione di quali mezzi integrare all’interno del parco auto aziendale, scelta che deve essere effettuata considerando due aspetti fondamentali:

  • budget dell’azienda;
  • esigenze di mobilità aziendale.

L’azienda definisce sempre un budget a disposizione per la flotta aziendale, indicando al fleet manager quali sono le risorse per l’acquisto, il noleggio e il leasing dei veicoli, il loro mantenimento e tutte le spese amministrative come l’assicurazione auto e il bollo. Inoltre, l’impresa indica al responsabile delle attività di fleet management quali sono le esigenze di mobilità aziendale, ad esempio gli spostamenti dei dipendenti in città, i viaggi del personale presso altre regioni, le consegne di prodotti o la partecipazione ad eventi.

A questo punto il fleet manager inizia a pianificare la gestione della flotta aziendale, tenendo conto di tutti questi aspetti per proporre una serie di soluzioni adatte alle necessità dell’azienda. Se ad esempio i dipendenti devono spostarsi per brevi tragitti in città, circolando anche in zone a traffico limitato, si potrebbe optare per delle auto elettriche o ibride plug-in. Questi veicoli sono ecologici e consentono di circolare liberamente nelle ZTL, inoltre sono perfetti per le esigenze della mobilità urbana.

Al contrario, se i dipendenti devono percorrere molti chilometri, muovendosi soprattutto su strade extraurbane, il fleet manager potrebbe preferire auto diesel di ultima generazione, più efficienti e pratiche per i lunghi tragitti. Tutte queste decisioni sono piuttosto complesse, infatti è necessario considerare anche i costi di acquisto/noleggio, manutenzione e rifornimento, il target di emissioni stabilito dall’azienda e i vantaggi fiscali di ogni opzione individuata.

Le soluzioni di mobilità per la gestione della flotta aziendale

Per le auto aziendali è possibile scegliere tra diverse soluzioni di mobilità, ognuna delle quali presenta pro e contro, perciò devono essere analizzate con grande attenzione e accuratezza. Ovviamente, a seconda delle esigenze di fleet management è possibile selezionare appena un’opzione, più di una, oppure usarle tutte in modo integrato, con l’obiettivo di soddisfare le esigenze aziendali e ottenere un rapporto costi/benefici ottimale.

Acquisto diretto delle auto aziendali

L’acquisto diretto dell’auto aziendale viene spesso preferito da professionisti e piccole imprese, in quanto avendo bisogno di pochi veicoli l’investimento non è eccessivo. Questa soluzione permette di usufruire della massima libertà, poiché è possibile rivendere la vettura in qualsiasi momento. Inoltre, si possono scegliere tutti i dettagli della macchina e dell’allestimento, con la possibilità di una deduzione fino al 100% in caso di utilizzo strumentale del veicolo, ovvero quando il mezzo è indispensabile per lo svolgimento delle attività aziendali.

Altrimenti sono previste comunque delle agevolazioni, con una deducibilità che in media è del 20% e comprende benefici anche per quanto riguarda il pagamento dell’IVA. Le grandi imprese tendono a preferire altre soluzioni di mobilità per le flotte, più adatte a business complessi e strutturati, ad ogni modo anche queste organizzazioni possono prevedere l’acquisto di una parte di mezzi del parco auto. Gli svantaggi principali sono legati alla svalutazione e alla gestione in proprio dei veicoli, tuttavia si possono ottenere forti sconti in caso di ordini importanti.

Leasing dei veicoli aziendali

Un’opzione molto apprezzata per le flotte aziendali è il leasing, una formula con la quale si paga un anticipo e una serie di pagamenti mensili per una durata prefissata. Al termine del contratto è possibile scegliere se riscattare l’auto pagando il valore rimanente, restituire il veicolo o sottoscrivere un nuovo contratto di leasing. In questo modo le imprese possono ammortizzare l’investimento iniziale, invece di pagare tutto subito come avviene con l’acquisto diretto o finanziato attraverso le banche.

Tra i vantaggi fiscali c’è la possibilità di dedurre il 20% del canone di leasing, inoltre si può detrarre anche l’IVA al 40%. Il veicolo non è di proprietà dell’azienda fino al riscatto, perciò durante il pagamento del canone mensile il mezzo non può essere sottoposto a sequestri o pignoramenti in caso di problemi creditizi. A differenza del noleggio, però, con il leasing bisogna occuparsi della gestione del veicolo, realizzando per conto proprio la manutenzione ordinaria e straordinaria del mezzo e tutti gli altri interventi.

Noleggio flotte aziendali

L’alternativa al leasing e all’acquisto è il noleggio a lungo termine delle auto aziendali, una soluzione di mobilità sempre più gettonata per le attività di fleet management. In questo caso è possibile noleggiare i veicoli del parco auto e pagare per ognuno un canone mensile, all’interno del quale sono compresi una serie di servizi come la manutenzione, la sostituzione delle gomme, l’assicurazione e l’immatricolazione. In più è possibile personalizzare il contratto con diversi servizi aggiuntivi, come la telematica, il soccorso stradale e il cambio delle gomme invernali con quelle estive.

Il noleggio a lungo termine prevede una durata del contratto fino a 60 mesi, tuttavia esistono anche soluzioni intermedie come il noleggio a medio termine e quello mensile, per rispondere a qualsiasi esigenza del business come i picchi stagionali. In questo caso non si possiede mai il mezzo, il quale rimane di proprietà della società di autonoleggio. Al termine del servizio è possibile restituire il veicolo, sostituirlo con un altro o cessare il rapporto, senza pagare sanzioni o costi aggiuntivi.

Corporate car sharing

Una delle novità nel campo della gestione delle flotte aziendali è il corporate car sharing, una soluzione che consente la condivisione dei veicoli tra i dipendenti dell’impresa. In questo modo è possibile favorire la collaborazione tra il personale dell’azienda, per ottimizzare i costi legati alla mobilità e ridurre le emissioni inquinanti generate con gli spostamenti aziendali. Questa modalità consente anche formule ibride, ad esempio offrendo l’uso delle vetture ai dipendenti durante il fine settimana, quando in genere i veicoli non sono adoperati per l’attività d’impresa.

Il vantaggio principale è la diminuzione del numero di mezzi nel parco auto aziendale, inoltre aumentando l’utilizzo medio di ogni veicolo si ottiene una maggiore efficienza nel rapporto costi/benefici. Oggi questa opzione è particolarmente apprezzata per le auto green, elettriche e ibride plug-in, poiché si possono mettere a disposizione dei dipendenti citycar in car sharing aziendale da usare per gli spostamenti brevi in ambito urbano, con benefici per l’azienda, l’ambiente e il personale dell’impresa.

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